Dążenie do osiągnięcia celów sprzedażowych nie może zwiększać ryzyka nieotrzymania płatności od odbiorcy ponad akceptowany przez firmę poziom. O bezpieczeństwie transakcji trzeba pomyśleć już na etapie nawiązywania kontaktu z potencjalnym partnerem handlowym. Podjęcie na początku współpracy odpowiednich kroków może uchronić przed skutkami opóźnienia w zapłacie czy upadłości odbiorcy.

Jednak brak zapłaty może pojawić się również po latach dobrej, bezproblemowej współpracy. Jak temu zapobiec? Jak się przed tym uchronić? Jak zabezpieczyć należności? Jak postępować, gdy problem już się pojawi?

 

 

W kilku punktach dla niecierpliwych

Zanim dojdzie do windykacji należności przeterminowanych, szanse na ich odzyskanie możesz znacznie zwiększyć podejmując odpowiednie działania jeszcze przed wysłaniem towaru.

●      Zbieraj, uaktualniaj i analizuj informacje o swoim potencjalnym i obecnym kontrahencie.

●      Podpisz z nim dobry kontrakt.

●      Zabezpiecz płatność wprowadzając odpowiednie zapisy do umowy.

●      Ubezpiecz należności.

●      Monitoruj płatności zgodnie z ustalonym planem działań.

●       Windykuj przeterminowane należności utrzymując kontakt z dłużnikiem.

 

 

Informacje i ich analiza

 

Zarówno przed zawarciem pierwszego kontraktu jak i w trakcie współpracy istotne jest zbieranie i analizowanie na bieżąco informacji o kontrahencie.

Zacząć należy od danych rejestrowych, danych kontaktowych, informacji o właścicielach firmy kontrahenta pamiętając o ich aktualizacji i uzupełnianiu. Ocena kondycji finansowej odbiorcy powinna być oparta zarówno o dane historyczne jak i bieżące (bilans, rachunek wyników za 2 – 3 ostatnie lata).

W zdobyciu danych pomogą wywiadownie gospodarcze, oceny może również dokonać ubezpieczyciel kredytu kupieckiego.

Należy przeanalizować dotychczasową współpracę z klientem (jeśli była), oszacować ryzyka związane z zadłużeniem, sprawdzić wypłacalność klienta wobec innych podmiotów, pozyskać listę głównych jego kontrahentów. Dobrze jest przeprowadzić wywiad majątkowo-gospodarczy i odwiedzić klienta, żeby naocznie zweryfikować uzyskane informacje o jego majątku.

 

Tak przeprowadzona analiza pomoże uniknąć związania się umową sprzedaży z kontrahentem niewiarygodnym czy zwykłym naciągaczem. Pomoże też oszacować poziom maksymalnego bezpiecznego salda zadłużenia odbiorcy wobec firmy. Z drugiej strony, jeśli dane zbierane są na bieżąco, w sposób uporządkowany i stale analizowane w trakcie współpracy to jest duża szansa, że ewentualne przyszłe problemy klienta nie staną się naszymi problemami.

Często bowiem, mimo długoletnich relacji i dobrych intencji odbiorcy, zdarzenia „niezależne od niego” wpływają negatywnie na zobowiązania wynikające z naszego kontraktu. I nie ma większego znaczenia czy faktycznie jest to skutkiem przyczyn zewnętrznych, złej woli czy zaniedbań i braku umiejętności samego odbiorcy. Ważne, żeby nasza firma była odpowiednio zabezpieczona przed taką sytuacją.

Dlatego, nawiązując pierwszy kontakt z nowym klientem, po zdobyciu i analizie informacji o nim, kolejnym krokiem jest podpisanie dobrej umowy handlowej.

 

Kontrakt

 

Umowa kupna–sprzedaży musi dokładnie określać przedmiot kontraktu, jego wartość, warunki i terminy dostaw oraz warunki płatności – termin, formę oraz konsekwencje ich niespełnienia.

Dołączenie do kontraktu wzorów zamówień, faktur VAT, czy też dokumentów potwierdzających odbiór towarów też jest dobrym pomysłem, żeby uniknąć późniejszych nieporozumień.

 

Zmniejszenie ryzyka handlowego zapewni wprowadzenie do umowy zapisów zabezpieczających przyszłe należności.

 

Zabezpieczenie płatności w umowie

 

W umowie handlowej powinno się znaleźć choćby jedno z poniższych zabezpieczeń:

  •  poręczenie wekslowe i cywilne,
  • przewłaszczenie na zabezpieczeniu / zastaw rejestrowy, zastaw na udziałach lub akcjach spółki kapitałowej, na wierzytelnościach z rachunków bankowych i na rzeczach ruchomych (samochód, maszyna),
  • przystąpienie do długu, cesja wierzytelności,
  • blokada środków na rachunku, oświadczenie o poddaniu się egzekucji w trybie art. 777 § 1 pkt 4 i 5 kpc lub w trybie art. 97 prawa bankowego,
  • gwarancja bankowa, hipoteka,
  • weksel in blanco wraz z deklaracją wekslową,
  • akredytywa.

W umowie trzeba też ustalić sposób naliczania odsetek ustawowych i sposób księgowania zapłaty w tym rozliczania wypracowanych bonusów za wcześniejszą czy terminową płatność.

 

Ustanowienie w kontrakcie zabezpieczenia należności wywrze presję na kliencie, zmniejszy ryzyko niewywiązania się przez niego z umowy, a gdy jednak do tego dojdzie – ułatwi dochodzenie należnego świadczenia. Właściwy dobór zabezpieczenia, jednoczesne ustanowienie kilku zabezpieczeń lub odpowiednie łączenie zabezpieczeń znacznie zwiększy bezpieczeństwo obrotu gospodarczego i rentowność prowadzonego biznesu.

 

Bezpieczeństwo transakcji zapewnia też ubezpieczenie należności, o którym nasz kontrahent nawet nie musi wiedzieć.

 

Monitoring płatności

 

Zapobieganie powstawaniu przeterminowanych należności to przede wszystkim aktualizacja danych o odbiorcy i odpowiednia reakcja na informację o pogarszającej się jego kondycji finansowej np. wstrzymanie dostaw, zmiana formy płatności czy wzmocnienie zabezpieczeń płatności.

Po dostawie dobrze jest podjąć wobec odbiorcy następujące czynności:

  • ustalić czy otrzymał fakturę (i ew. przesłanie duplikatu),
  • przypomnieć o zbliżającym się terminie płatności smsem,
  • przypomnieć e-mailem o obowiązku uregulowania należności,
  • ustalić czy klient zgłosił reklamację dotyczącą tej należności.

 

Są to prewencyjne działania całkowicie polubowne, które  nie wpłyną na jakość stosunków z kontrahentem.

 

Windykacja polubowna

 

Upłynięcie terminu płatności oznacza konieczność podjęcia czynności windykacyjnych.

W negocjacjach windykacyjnych liczy się każda, nawet z pozoru mało istotna informacja. Dlatego przed podjęciem decyzji o rozmowie / spotkaniu z dłużnikiem warto zajrzeć do zebranych o nim wcześniej informacji, dokładnie je przeanalizować i wyciągnąć wnioski. Na ich podstawie można zbudować strategię negocjacyjną.

 

Windykacja polubowna powinna obejmować kolejno:

  • rozmowę telefoniczną w sprawie ustalenia przyczyny braku zapłaty należności,
  • propozycję uzgodnienia harmonogramu spłat (który też przyda się w ew. windykacji sądowej jako forma uznania długu)
  • wysłanie listu poleconego z wezwaniem do zapłaty
  • przesłanie e-maila informującego o zakończeniu polubownego procesu windykacji,
  • przesłanie do klienta przedsądowego wezwanie do zapłaty.

 

Skuteczność windykacji poprawia kontakt osobisty z dłużnikiem, negocjacje, wspólne rozwiązywanie problemów dłużnika. Windykator powinien stać się jego partnerem, doradcą pomagającym planować wydatki, tak aby po rozliczeniu najważniejszych zobowiązań miał on jeszcze środki na spłatę zadłużenia wobec naszej firmy.

 

Potrzebujesz wsparcia w zarządzaniu należnościami? Skontaktuj się z nami.

 

Ewa Krzemińska  www.rozumiemOWU.pl
Tekst inspirowany prezentacją p. Katarzyny Misztal  na konferencji Credit Risk 2017r.